В Алатыре документы уездного предводителя дворянства, уездного суда, городничего и стряпчего хранились в помещении уездного суда и составляли общий архив. Описание его бедственного положения заняло более шести страниц выписки из журнала заседания общего присутствия суда, состоявшегося 8 мая 1844 года. В документе говорится: «Как за неимением в городе Алатыре казенного строения присутственные места помещались на квартире, а дела, подлежащие архиву, хранились в порожних соляных анбарах...».

Такое бедственное положение архива вынудило уездный суд еще в феврале 1833 года обратиться к начальнику Симбирской губернии с просьбой о строительстве отдельного флигеля для размещения документов. Однако разрешения получено не было. Повторное обращение в губернское правление и к начальнику губернии также оказалось безрезультатным, и лишь в 1835 году «по очищении мусора дела перенесены были в такие же ветхие комнаты, занимаемые прежде казначейством».

В это время в Симбирской губернии проводилась ревизия под руководством сенатора Л.А. Перовского, который «лично заметить изволил неудобное помещение архива и предписал губернскому правлению принять средства к хранению дел».Казалось бы, после такого вмешательства дело должно было сдвинуться с мертвой точки. Однако, на предложение губернского правления о размещении архива в бывшем помещении для арестантов губернская строительная комиссия в мае 1836 года уведомила Алатырский уездный суд, «что... отделить и исправить флигель для помещения архива не может». На этом дело стало.

Между тем положение документов стало совсем бедственным, от сырости и холода они плесневели и ветшали. Но очередная, теперь уже совместная просьба суда и городничего от 27 октября 1838 года снова осталась без удовлетворения. Понадобилось еще одно обращение алатырцев в феврале 1840 года, в котором испрашивались деньги на найм «обывательского строения» под архив и на перевозку дел.

Опасение за судьбу архива побудило чиновников Алатырского уездного суда выступить в мае 1844 года с новым обращением в губернское правление. Указом Симбирского губернского правления от 16 июня 1844 года была разрешена постройка специального здания под архив Алатырских присутственных мест.

Получив столь долгожданное «добро», общее присутствие Алатырского уездного предводителя дворянства, уездного суда, городничего и уездного стряпчего 30 июня 1844 года приняло решение о вызове желающих на постройку помещения для архива и назначения срока для торгов. Решили, что место для строительства «отведено будет ... близь вновь выстроенного уездного казначейства». Строение должно было быть деревянным, срубленным из бревен толщиною не менее четырех вершков, с полками из толстых досок вокруг стен. Конечно, требования к помещению архива, выдвигаемые уездными властями, не соответствовали действовавшим в то время нормативам. Единственным положительным моментом можно считать удаленность здания архива Алатырских присутственных мест от потенциально опасных жилых построек города.

В ходе торгов сумма контракта на постройку здания архива менялась девять раз и в итоге составила 126 рублей. Победителем стал коллежский асессор Д.А. Мещеринов.

Строительство началось.7  декабря 1845 года коллежский асессор Д.А. Мещеринов уведомил присутствие об окончании строительных работ и просил «принять под свое заведывание» помещение архива. Приемка здания состоялась ровно через неделю. Качество работ не вызвало нареканий ни со стороны присутствия, ни со стороны губернской строительной комиссии. Оставалось лишь перевезти архивные дела. Вся необходимая работа была проведена в первом полугодии 1846 года, и 2 июля «члены Алатырского уездного суда свидетельствовали архив Алатырских присутственных мест и нашли:... дела архивные по перемещении их с квартиры из обывательского дома в особо устроенное по распоряжению губернского правления здание все разобраны в надлежащей порядок».  В конце месяца из Симбирска было получено разрешение на выплату Д.А. Мещеринову причитающейся суммы.

В таком провинциальном городе, как Алатырь, местные власти, располагая весьма скромным бюджетом, не могли себе позволить строительство специальных зданий под архивохранилища в соответствии с требованиями законодательства. Каждый уездный город, имевший общий для уездных или городских присутственных мест архив, вынужден был самостоятельно решать вопросы его содержания и поиска дополнительных площадей.

Камнем преткновения нередко становилась губернская власть, которая требовала от уездных чиновников должного порядка в организации архивного хранения документов, но при этом мало способствовала финансовому и материальному обеспечению местных архивов. При отсутствии единой общегосударственной политики в области архивного дела решающую роль в сохранении документов в провинциальных учреждениях нередко играл субъективный фактор, который и был определяющим в вопросах обеспечения сохранности архивов.

В материале   использованы фрагменты статьи В.Г. Ткаченко «Из истории организации хранения архивов в Чувашии (XVIII - первая половина XIX в.)».