Основу организации государственной архивной службы в Чувашии положил декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». С февраля 1923 года началась работа по собиранию и сохранению архивных документов.

 Датой образования архивной службы в Алатыре считается апрель 1923 года, когда при Алатырском уездном исполнительном комитете при содействии Симбирского губернского архивного бюро был создан уездный архив. До этого момента документы уездного предводителя дворянства, уездного суда, городничего и стряпчего хранились в помещении уездного суда и составляли общий архив. В таком провинциальном городе как Алатырь местные власти, располагая весьма скромным бюджетом, не могли себе позволить строительство специальных зданий под архивохранилища в соответствии с требованиями законодательства. Каждый уездный город, имевший общий для уездных или городских присутственных мест архив, был вынужден самостоятельно решать вопросы его содержания и поиска дополнительных площадей.

Поначалу, с 1923 года, Алатырский архив был общим  для города и района. Позже, в 1944 году, он разделился на два архива – городской и районный. С 1944 по 1989 годы архивы располагались в здании бывшего казначейства на площади Октябрьской революции. Сейчас Алатырский городской архив размещается по улице Комиссариатской, Алатырский районный архив – по улице Ленина.

Фонды Алатырского городского архива насчитывают более двадцати трех тысяч дел, составляющих 185 фондов. Документы охватывают период с 1909 по 2006 годы.

В течение 2007 года фонды архива пополнились управленческой документацией в количестве 322 дел и документами по личному составу в количестве 1071 дело. Такой большой объем поступающих в архив документов по личному составу объясняется тем, что за последние годы признаны банкротами и прошли процедуру
ликвидации многие городские предприятия, документы по личному составу которых и пополняют архивные фонды. Так, в 2007 году переданы в архив документы Сурского районного управления, Алатырской швейной фабрики «Рассвет», Алатырского городского муниципального унитарного предприятия «Строитель», МУП «Производственное объединение коммунального хозяйства», Алатырский пищекомбинат, домоуправления № 1, № 2 и др. Постоянно увеличивается количество социально-правовых и тематических запросов и количество выданных по этим запросам архивных справок. В 2000 году было исполнено 72 запроса, в 2003 году – 530, в 2007 году – 1150.

По действующему законодательству при ликвидации предприятия его документы, подлежащие обязательному хранению, наряду с имуществом поступают в ведение конкурсного управляющего для проведения инвентаризации, мероприятий по обеспечению их сохранности и передаче на хранение в архивы. Как показала практика, конкурсные управляющие не полностью исполняют обязанности по приему документов, что нередко ведет к их утере. Так, с весьма значительными утерями сданы в Алатырский городской архив документы по личному составу производственного объединения «Культбыттовары», Алатырского пищекомбината, Сурского районного управления, Алатырской швейной фабрики «Рассвет». Приказы по личному составу работников Алатырской конторы «Общепит» полностью за все годы утеряны в организации, на хранение в архив не поступили. В результате подобных документальных утерь многие граждане города, работавшие ранее на этих предприятиях, не могут получить полноценные архивные справки при уходе на пенсию.

Работники архива неоднократно ставили перед органом управления архивным делом Чувашии вопросы обеспечения сохранности документов в процессе конкурсного производства, однако факты недобросовестного отношения к документам со стороны конкурсных управляющих имеют место и сейчас.

В ежегодных планах Алатырского городского архива значится не только работа по приему на хранение документов ликвидированных предприятий. Важное место в архивной деятельности занимает работа с ныне действующими организациями и учреждениями: помощь в составлении номенклатур дел, упорядочение документов, составление исторических справок, правильное ведение делопроизводства, обеспечение сохранности и учета документов ведомственных архивов, комплектование городского архива документами, имеющими политическое, социальное, культурное значение.

Газета "Алатырские вести" № 31 от 12.03.2008 г.