При обращении граждан в суд за защитой нарушенных прав в обоснование своих требований к исковому заявлению зачастую прилагаются только ксерокопии документов, незаверенные надлежащим образом. Однако для установления реальных событий, суду необходимо убедиться в соответствии представленных копий оригиналам. В связи с этим помимо ксерокопий в суд необходимо представлять подлинники документов, либо представленные копии документов должны быть надлежащим образом заверены.

В соответствии с подп. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденными  Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28, заверенной копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа является надлежащим образом заверенной в следующих случаях:

Копия заверена организацией, от которой исходит документ. При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», в ред. Федерального закона от 08.12.2003 № 169-ФЗ). Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных Постановлением Госстандарта России № 65-ст от 03.03.2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Исходя из названных актов надлежащим образом заверенные копии документов организации должны содержать совокупность реквизитов: удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации. Следует помнить, что «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления» (п. 3 Указа № 9779-Х).

Верность копии засвидетельствована нотариусом или в случае его отсутствия уполномоченным должностным лицом местного самоуправления, а на территории иностранного государства - уполномоченным должностным лицом консульского учреждения (ч. 4 ст. 35, ч. 4 ст. 37, ч. 5 ст. 38 Основ законодательства о нотариате).

Согласно действующим процессуальным нормам ч. 1 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ документ имеет доказательственную силу в случае, если он обладает совокупностью следующих признаков:

- содержит сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела;

- выполнен в форме цифровой, графической записи, в том числе получен способом, позволяющим установить его достоверность (например, посредством факсимильной, электронной связи).

Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств.

По смыслу ч. 6 ст. 71 АПК РФ, ч. 7 ст. 67 ГПК РФ суд признает недоказанным факт, подтверждаемый копией, в случае наличия совокупности следующих обстоятельств:

 - оригинал документа отсутствует;

 - копии документов, представленных сторонами в процессе, различны по содержанию;

 - невозможно установить содержание оригинала документа, основываясь на иных доказательствах.

В силу того, что определенные документы нередко являются единственным доказательством того или иного факта, в организациях по возможности следует организовать строгий систематизированный учет и хранение подлинных документов, которые появляются в процессе хозяйственной деятельности организации (например, секретарь или юридическая служба организации осуществляет хранение и учет документов, а сотрудники, непосредственно занимающиеся их реализацией, располагают копиями документов).

В случае, если подлинный документ по каким-либо причинам утрачен, необходимо, во-первых, постараться восстановить его, во-вторых, не стоит отказываться от защиты своих прав в судебном порядке, поскольку утраченный документ может быть не единственным доказательством правомерности исковых требований.

При выдаче и получении надлежащих копий документов в организациях следует обращать особое внимание на наличие в них всех необходимых реквизитов.

Газета "Алатырские вести" №102 от 12.08.2008 г.